La manera en la que escribimos una carta variará de acuerdo con el destinatario. Si este es un director, es importante que se cuide la formalidad para comunicarnos de manera eficiente. Entonces, si necesitas hacer una de estas cartas, aquí te diremos cómo y te dejaremos un ejemplo de carta formal para un director.
¿Qué es una carta formal para un director?
Lo que hace que una carta sea formal no es su contenido, sino la manera en la que se escribe. Por ejemplo, podría hacerse la carta para comunicar una información, para hacer un reclamo o hasta para una solicitud, pero lo que la hará formal será como se redacte.
En todos los casos antes mencionados, la diferencia la marcará el estilo de redacción. Y esto es porque se usará un lenguaje formal, que suele ser culto, que cuidará las formas y procurará una comunicación respetuosa.
Para entenderlo mejor, imagina que quieres comentarle a un amigo algo. En ese caso, usarás un lenguaje coloquial que no requiere el uso de términos formales y hasta se pueden emplear groserías. Ahora, piensa que la misma cosa que quieres contarle a tu amigo, ahora se la comunicarás al director de una escuela. En ese caso, la manera en la que lo haces es distinta pues no utilizarás las mismas palabras aunque se trate del mismo mensaje.
Ejemplo de carta formal para un director
[Ciudad] [Día, mes y año]
[Nombre y apellido del director de la escuela]
Director de [Nombre de la escuela]
Despacho del director.
Estimado Sr. [Apellido]
Reciba un cordial saludo. A través de la presente, y en representación del curso de primer año, nos comunicamos con usted para solicitar de manera formal que nos deje usar las aulas [Números] durante los días [Fechas exactas] desde [Hora] hasta [Hora] para llevar a cabo allí las reuniones del club de [Nombre del club].
Este club es nuevo, y no tiene un espacio definido en la institución. Hasta el momento hemos realizado reuniones informales, y quisiéramos contar con su apoyo para que se nos asigne un aula fija para nuestras actividades.
Que este club tenga un espacio adecuado para su desarrollo será beneficioso para los estudiantes que lo conforman, así que esperamos obtener una respuesta pronta y satisfactoria a esta solicitud.
Sin otro particular, me despido no sin antes agradecer por la atención y el tiempo prestado.
Atentamente,
[Nombre y apellido]
[Firma]
[Número de teléfono]
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Estructura de una carta formal para un director
Como estamos delante de una carta formal, lo que más importa es la estructura. Aquí te dejaremos una guía completa de cómo debe hacerse, para que la escribas a la perfección.
Membrete
Lo primero que debes escribir es el día, mes y año en el que se emite la carta. Así, tendrás un registro de cuando se ha iniciado la comunicación con el director. Luego, se incluirá la información del destinatario. Debes poner el nombre y apellido del director, el nombre de la institución, su puesto y un saludo cordial como “Estimado:”
Cuerpo
En el cuerpo de la carta se desarrollará todo el contenido. Lo mejor es que inicies saludando amigablemente al destinatario, y de forma inmediata introduzcas el motivo de la carta. Por ejemplo, si se trata de una solicitud, puedes decir en una cuantas palabras cuál es, tal podría ser el caso de “Solicitamos que se extienda el tiempo de descanso entre las clases”.
Aunque el motivo de la carta ya quede claro al inicio del documento, todo no ha terminado. El resto del cuerpo se usará para justificar tu caso o brindar información extra. Lo importante es que la carta se escriba de forma concisa y precisa, evitando agregar datos irrelevantes que solo extiendan el documento.
Despedida
En la despedida tienes la oportunidad de retomar el motivo de la carta e instar al destinatario a que ejecute alguna acción, como comunicarse contigo para hablar sobre tu solicitud. Después te despedirás de manera formal con “Atentamente” o “Cordialmente”.
Firma
La formalidad de la carta también se aplica en la obligatoriedad de la firma. Entonces, la carta siempre irá firmada por el emisor. Este debe ponerla al final del documento junto a su nombre y apellido y algún medio de contacto.